Reuniões inúteis no trabalho custam US$ 100 milhões por ano a grandes empresas
Pesquisa estimou o custo para companhias com mais de 5 mil funcionários. Empregados perdem em média 18 horas por semana
Reuniões desnecessárias custam US$ 100 milhões por ano a grandes empresas, de acordo com uma pesquisa que mostra que os trabalhadores provavelmente não precisam estar em quase um terço dos compromissos que participam.
A pesquisa, realizada durante o verão nos Estados Unidos por Steven Rogelberg, professor de ciência organizacional, psicologia e gestão da Universidade da Carolina do Norte, analisou as agendas semanais de 632 funcionários de 20 setores e avaliou quanto tempo eles realmente gastaram em reuniões, o proveito que tiveram e como responderam aos convites.
A conclusão foi que os empregados gastam em média 18 horas por semana em reuniões e recusam cerca de 14% dos convite, embora preferissem não participar de 31% desses compromissos.
O estudo aponta que participar com relutância de reuniões não críticas desperdiça cerca de US$ 25 mil por funcionário anualmente e projeta gastos de US$ 101 milhões por ano para qualquer empresa com mais de cinco mil funcionários.
– As reuniões nos controlam, e reuniões ruins têm um custo enorme – disse Rogelberg, que pesquisa reuniões há duas décadas. – Você recebe um convite para uma reunião e diz: ‘Eu não preciso estar lá”’, mas você diz sim – por quê
A maioria dos gerentes não fala com sua equipe sobre como e quando recusar reuniões, em parte porque normalmente são eles que os lideram e gostam da sensação de controle que proporcionam, acrescenta Rogelberg.
A pesquisa descobriu que as mulheres estavam mais preocupadas do que os homens em recusar reuniões por medo de incomodar os colegas para colocá-las a par do conteúdo discutido mais tarde.
– Pessoalmente, há dias e semanas em que minhas reuniões estão me controlando – disse Betsy Peters, vice-presidente de marketing e estratégia de produtos da Riva, fornecedora de software de dados de receita para o setor de serviços financeiros, com sede em Edmonton, no estado americano de Alberta.
Menos participantes e reuniões mais curtas
Betsy precisava organizar melhor com as reuniões da Riva quando a pandemia de Covid chegou e os funcionários passaram a trabalhar remotamente. Então ela pediu a Rogelberg que falasse com os cerca de 100 funcionários da Riva. Desde então, eles passaram a reduzir a lista dos participantes e também encurtaram todas as reuniões para que as pessoas pudessem fazer anotações resumidas ou se preparassem para o próximo encontro on-line.
– A tirania da reunião de 30 minutos acabou. Nós movemos a agulha nas reuniões.”
Poucas empresas têm conseguido isso, no entanto. A pesquisa anterior de Rogelberg apontou que reuniões mal gerenciadas podem prejudicar o engajamento dos funcionários e até aumentar sua intenção de sair, e o atoleiro das reuniões piorou durante a pandemia devido à mudança para o trabalho remoto e a videoconferência.
Dados da Microsoft com base em milhares de usuários de sua plataforma Teams no local de trabalho descobriram que o tempo gasto em reuniões mais que triplicou desde fevereiro de 2020, e o número de reuniões semanais mais que dobrou.
Essas reuniões virtuais “tendem a ser mais cognitivamente exigentes, mais propensas à distração e menos eficazes de várias maneiras do que as presenciais”, concluiu uma equipe de pesquisadores em um estudo recente que examinou como os padrões de comunicação mudaram logo após os bloqueios pandêmicos em 2020.
Os gerentes, que gastam cerca de 20% mais tempo em reuniões do que o funcionário médio, precisam ser mais criteriosos ao chamá-los e mais diretos ao permitir que as pessoas os recusem, disse Rogelberg.
Convites recusados aumentaram 84%
As reuniões recusadas aumentaram 84% no ano passado, de acordo com dados mais recentes da Microsoft, mas isso provavelmente se deve ao fato de que as reuniões sobrepostas aumentaram 46% durante o mesmo período.
As agendas devem ser enquadradas como um conjunto de perguntas a serem respondidas, não como um conjunto de tópicos.
“Se você não consegue pensar em nenhuma pergunta, você não deveria ter feito a reunião”, disse Rogelberg
Convidar pessoas para apenas uma parte de uma reunião também ajuda a melhorar sua eficácia, segundo a pesquisa. Caso contrário, as pessoas se desconectam: os entrevistados da pesquisa de Rogelberg disseram que acabam realizando várias tarefas durante 70% de uma reunião desnecessária.
Para estimar o custo de reuniões inúteis, o professor calculou o pagamento por hora dos funcionários com base no salário informado e nas horas trabalhadas por semana, depois extrapolou esses números para representar empresas de diferentes tamanhos. A Otter.ai Inc., cujo software ajuda as empresas a gravar e transcrever reuniões, financiou e fez parceria no estudo.
Crédito: O Globo – @ disponível na internet 28/09/2022 (íntegra da matéria https://oglobo.globo.com/economia/noticia/2022/09/reunioes-inuteis-no-trabalho-custam-us-100-milhoes-por-ano-a-grandes-empresas.ghtml)
Cansados de tanta reunião virtual, profissionais em home office desenvolvem ‘fadiga do Zoom’. Veja como evitar
Na Sanofi, deve-se evitar encontros às sextas de tarde e, na Suzano, preferência é que sejam após 9h. Estresse por excesso de telas ameaça a produtividade
O psicólogo Jeremy Bailenson, da Universidade de Stanford, nos EUA, usou a expressão em inglês “Zoom Fatigue” (fadiga do Zoom) para definir a estafa causada por repetitivas chamadas em uma das plataformas mais usadas hoje no mercado de trabalho.
Em um estudo publicado em fevereiro, ele concluiu que, apesar de suas vantagens, as reuniões virtuais podem estressar profissionais porque demandam ainda mais energia que os encontros presenciais.
Mãe de Fred, de 3 anos, Deborah Goldkorn, de 37 anos, sentiu esse peso logo no início da pandemia, em março de 2020. Diretora de relacionamento com profissionais da saúde da Sanofi CHC, unidade da farmacêutica voltada a medicamentos sem prescrição, ela chefia 85 pessoas.
— Antes da pandemia, eu viajava muito. Quando mudamos para o home office, as viagens minguaram e passei a organizar minha agenda com nove ou dez reuniões virtuais de uma hora cada. Fui sugada pelas demandas do dia a dia e não conseguia nem fazer pausas para me planejar para a reunião seguinte — conta.
Trégua para planejar
A situação começou a mudar em agosto, quando a empresa propôs quintas-feiras sem reuniões, para que o tempo fosse usado para planejamento, diz a executiva:
— Era tanta reunião que a gente sentiu que faltava tempo de silêncio e começou a discutir saúde mental. Agora, reuniões informativas são passado. Algumas coisas são comunicadas por WhatsApp ou rede social. Gera mais engajamento.
No mês passado, a Sanofi CHC criou uma série de atividades para promover a saúde mental dos funcionários. Uma das medidas foi orientar gestores a dosarem o tempo das reuniões e evitar marcar videoconferências às sextas, depois das 15h. Os encontros duram de 15 a 45 minutos, não mais.
— Vimos que a estafa com reuniões virtuais era grande. A sensação é de que sessões de uma hora por vídeo esgotam — diz Raquel Nogueira, gerente sênior de RH da empresa.
Divorciada, Deborah mora sozinha com Fred, que já interrompeu as videoconferências mais de uma vez. Agora, ela se sente confortável até para interromper uma reunião para almoçar com o filho:
— Na primeira reunião virtual que tive com toda a empresa, 400 pessoas, ele interrompeu bem na minha vez de falar, e me senti mal. Mas percebi que existe uma sororidade (apoio de outras mulheres).
Fabiana Piva, gerente executiva de Gente e Gestão da gigante de celulose Suzano, conta que pesquisas realizadas a partir de junho, para medir a ansiedade e tentar identificar o que gerava mais preocupação nos empregados, identificaram questões como a de que qualquer conversa ou troca de e-mail virava uma reunião.
Como aliviar a pressão
Em setembro, a Suzano elaborou um conjunto de “regras que valem ouro”. Gestores foram orientados a evitar reuniões antes das 9h e depois das 17h. Nada de convocar videoconferência na hora do almoço ou nas tardes de sexta. Outra recomendação foi tornar os encontros mais breves.
— No começo, a adesão foi baixa, mas reforçamos a importância. Hoje tem sido uma prática. Entendemos que não é produtivo nem saudável ter reuniões seguidas. Todos precisam de momentos de pausa, de ergonomia — diz Fabiana.
Maira Nisi, líder de design estratégico da Suzano que participou da elaboração de um conjunto de técnicas para tornar o home office mais fluido e produtivo na empresa, dá uma receita simples:
— Uma das estratégias é a tática Pomodoro, que intercala 25 minutos de concentração com cinco de descanso.
Para o consultor e professor de oratória Reinaldo Polito, o home office colabora para a banalização das videoconferências, o que aumenta a ansiedade das pessoas sobre suas performances. Segundo ele, o fato de as pessoas se olharem o tempo todo também gera preocupações com a própria imagem ou com o cenário atrás.
Crédito: Ivan Martínez-Vargas O Globo – @ disponível na internet 28/09/2022
