Existe já há tempo um documento do IAF que orienta como os Acreditadores, Certificadoras e empresas certificadas devem atuar em casos extraordinários (como, por exemplo, terremoto, tsunami, terrorismo, guerra, pandemias, dentre outros).
Segue a tradução livre do documento. Espero que estas informações sirvam para aliviar a tensão de todos os envolvidos no mercado de certificação.
Documento Informativo do IAF Para Gerenciamento de Eventos Ou Circunstâncias Extraordinárias Que Afetam ABs (Acreditadores), CABs (Certificadoras) e Organizações Certificadas – Edição 1 – (IAF ID 3: 2011)
O International Accreditation Forum, Inc. (IAF) opera programas de acreditação de Organismos que prestam serviços de avaliação da conformidade, e tal acreditação facilita o comércio e reduz as demandas por múltiplas certificações.
A acreditação reduz o risco para os negócios e seus clientes, assegurando-lhes que os Organismos de Avaliação da Conformidade (CABs ou Certificadoras) acreditados são competentes para o trabalho que realizam dentro de seu escopo de acreditação. Os Organismos de Acreditação (ABs) que são membros do IAF e seus CABs acreditados são obrigados a cumprir as normas internacionais apropriadas e os documentos obrigatórios da IAF para a aplicação consistente dessas normas.
Os ABs membros do Acordo Multilateral de Reconhecimento (MLA) do IAF realizam avaliações regulares entre si para assegurar a equivalência de seus programas de acreditação. Os MLAs da IAF operam em dois níveis:
• A acreditação de CABs para normas que incluem ISO/IEC 17021 para CABs de sistemas de gestão CABs, ISO/IEC 17024 para CABs de pessoal e Guia ISO/IEC 65 para CABs de produtos, é considerado um MLA framework. Um MLA é uma estrutura que fornece confiança de que os CABs acreditados são igualmente confiáveis no desempenho das atividades de avaliação da conformidade.
• A acreditação de CABs que também inclui a norma ou esquema específico de avaliação da conformidade como escopo de acreditação e proporciona confiança na equivalência da certificação.
O MLA do IAF oferece a confiança necessária para a aceitação da certificação pelo mercado. Uma organização ou pessoa com certificação a um padrão ou esquema específico que seja acreditado por um AB signatário do MLA do IAF pode ser reconhecida mundialmente, facilitando assim o comércio internacional.
Introdução aos Documentos Informativos do IAF
Este Documento Informativo do IAF reflete o consenso dos membros do IAF sobre este assunto e tem como objetivo apoiar a aplicação consistente dos requisitos. No entanto, sendo um documento apenas para fins informativos, os Membros do Organismo de Acreditação do IAF e os Organismos de Avaliação da Conformidade (CABs) que eles acreditam não tem obrigação de usar ou cumprir com qualquer parte deste documento.
Gerenciamento de Eventos Ou Circunstâncias Extraordinárias Que Afetam ABs, CABs e Organizações Certificadas
0. Introdução
Em um ambiente normal de negócios, toda organização está continuamente exposta a oportunidades, desafios e riscos. No entanto, eventos extraordinários ou circunstâncias além do controle da organização acontecem. Nessa circunstância, os ABs e os CABs devem ter um processo de manutenção adequada da acreditação e certificação de acordo com as diretrizes descritas neste documento.
É importante que o AB e o CAB sejam capazes:
• de demonstrar diligência razoável, entendimento mútuo e confiança e
• de estabelecer um curso adequado de ações em resposta a eventos extraordinários.
O objetivo do documento é fornecer aos ABs e CABs orientações sobre o curso adequado de ação.
Este documento informativo não se destina a substituir os requisitos em normas ou esquemas. Quando uma norma ou esquema não oferece flexibilidade, independentemente das crises que ocorrerem, a orientação é que devem ser sempre procurados o Organismo de acreditação ou proprietário do esquema relevante.
1. Escopo
Este documento informativo é aplicável principalmente para a certificação de sistemas de gestão.
2. Definição:
2.1 Evento ou circunstância extraordinária: Uma circunstância além do controle da organização, comumente referida como “Força Maior” ou “ato de Deus”. Exemplos são guerra, greve, motim, instabilidade política, tensão geopolítica, terrorismo, crime, pandemia, inundações, terremotos, invasão de computadores, outros desastres naturais ou causados pelo homem.
3. Evento ou circunstância extraordinária que afeta uma organização certificada
Um evento extraordinário que afeta uma organização certificada ou CAB pode impedir temporariamente o CAB de realizar auditorias planejadas no local. Quando tal situação ocorrer, os ABs e os CABs, que operam sob normas reconhecidas ou documentos regulatórios precisam estabelecer (em consulta com as organizações certificadas) um curso de ação planejado razoável.
O CAB deve avaliar os riscos da continuidade da certificação e estabelecer uma política e processo documentados, delineando as etapas que tomará no caso de uma organização certificada ser afetada por um evento extraordinário.
A política e o processo estabelecidos pelo CAB devem definir métodos para avaliar a situação atual e esperada da organização certificada, e definir métodos alternativos potenciais de avaliação da organização para verificar a continuidade da eficácia de seus sistemas de gestão.
Para permitir que o CAB avalie o risco para a continuidade da certificação e compreenda a situação atual e esperada da organização certificada, o CAB deve reunir as informações necessárias da organização certificada antes de decidir sobre uma situação apropriada curso de ação. As informações coletadas pelo CAB devem incluir as seguintes informações, conforme apropriado:
• Quando a organização será capaz de funcionar normalmente?
• Quando a organização poderá fabricar produtos ou realizar o serviço definido no escopo atual da certificação?
• A organização precisará usar locais de fabricação e/ou distribuição alternativos? Se assim for, estes estão atualmente cobertos pelo escopo da certificação atual ou precisarão ser avaliados?
• O inventário existente ainda atende às especificações do cliente ou a organização certificada entrará em contato com seus clientes sobre possíveis concessões?
• Se a organização for certificada de acordo com uma norma de sistema de gestão que exija um plano de recuperação de desastres ou um plano de resposta a emergências, a organização certificada implementou o plano e foi eficaz?
• Alguns dos processos e/ou serviços realizados ou produtos fabricados serão subcontratados para outras organizações? Nesse caso, como as atividades das outras organizações serão controladas pela organização certificada?
• Até que ponto o funcionamento do sistema de gestão foi afetado?
• A organização certificada realizou uma avaliação de riscos?
• Identificação de locais de amostragem alternativos, conforme apropriado.
Se o risco de continuar a certificação for baixo e, com base nas informações coletadas, o CAB pode precisar considerar métodos alternativos de avaliação de curto prazo para verificar a eficácia contínua do sistema para a organização. Isso pode incluir a solicitação de documentação relevante (por exemplo, atas de análise crítica, registros de ações corretivas, resultados de auditorias internas, relatórios de teste/inspeção etc.) a serem revisadas fora do local pelo CAB para determinar a adequação contínua da certificação (apenas a curto prazo). No mínimo, o processo deve abordar os seguintes itens:
• Comunicação proativa entre a organização certificada afetada e o CAB.
• As medidas que o CAB tomará para avaliar a organização afetada e como o plano para seguir em frente serão comunicados.
• Especificando o tempo máximo que um método alternativo de avaliação de curto prazo poderia ser usado antes da suspensão ou retirada da certificação
• Critérios para renovação da supervisão normal, incluindo o método e o tempo de quaisquer atividades e avaliações de reintegração.
• Possíveis alterações nos planos de supervisão da organização caso a caso e de acordo com os procedimentos do CAB.
• Garantir que qualquer desvio de requisitos de acreditação e/ou de procedimentos do CAB seja justificado e documentado, e acordo alcançado com o AB sobre planos para lidar com desvios temporários de requisitos.
• Restabelecimento das atividades de supervisão/recertificação de acordo com os planos de supervisão do CAB quando o acesso ao local afetado for restabelecido.
Caso o contato com a organização não possa ser feito, o CAB deve seguir os processos e procedimentos normais para suspensão e retirada da certificação.
Ao desenvolver métodos alternativos de avaliação de curto prazo, o CAB deve levar em consideração as seguintes limitações:
a) Primeira Auditoria de Supervisão
Normalmente, a primeira auditoria de supervisão após a certificação inicial deve estar dentro de 12 meses do último dia da auditoria inicial fase 2 (ISO / IEC 17021: 2011, 9.3.2.2).
Contudo, desde que tenham sido coletadas evidências suficientes como acima, para fornecer confiança de que o sistema de gestão certificado é eficaz, pode ser considerado adiar a primeira supervisão por um período que normalmente não exceda 6 meses (18 meses a partir da data da certificação inicial).
Caso contrário, o certificado deve ser suspenso ou o escopo reduzido.
b) Auditorias de Supervisão Subsequentes
Pode haver circunstâncias específicas pelas quais o CAB pode justificar o ajuste do tempo de uma auditoria de supervisão subsequente. Se uma organização tiver que fechar completamente por um período limitado de tempo (menos de 6 meses), seria razoável que o CAB adiasse uma auditoria que havia sido programada para ocorrer durante a paralisação até que a organização retome as operações. A organização deve informar o CAB quando as operações forem retomadas para que o CAB possa realizar a auditoria prontamente.
c) Auditorias de recertificação
Normalmente, a auditoria de recertificação deve ser concluída e a decisão de recertificação tomada antes do vencimento do certificado para evitar a perda da certificação (ISO/IEC 17021:2011, 9.1.1.2). No entanto, desde que sejam coletadas evidências suficientes como acima, para fornecer confiança de que o sistema de gestão certificado é eficaz, pode-se considerar estender a certificação por um período que normalmente não exceda 6 meses além da data de validade original.
A recertificação deve ser realizada dentro deste período prolongado permitido. Caso contrário, uma nova auditoria inicial deve ser realizada. O vencimento da certificação renovada deve ser baseado no ciclo original de recertificação.
d) Informações ao AB
Todos os desvios do programa de certificação estabelecido devem ser justificados, documentados e disponibilizados aos ABs mediante solicitação.
4. Evento ou circunstância extraordinária que afeta o CAB
Um evento extraordinário que afeta o CAB pode impedir temporariamente o AB de realizar avaliações planejadas no local. Quando essas situações ocorrem, os ABs e os CABs que operam dentro de sua acreditação precisam estabelecer um plano de ação razoável.
O AB deve avaliar os riscos de continuar a acreditação e estabelecer uma política e processo documentados, delineando as etapas que tomará no caso em que os CABs acreditados são afetados por um evento ou circunstâncias extraordinárias.
A política e o processo estabelecidos do AB devem definir métodos para avaliar a situação atual e esperada futura do CAB, e definir potenciais métodos alternativos de avaliação em curto prazo para verificar a eficácia contínua do sistema. O AB também deve definir nos procedimentos as atividades de emissão de relatórios e comunicação necessárias com o CAB.
A comunicação do CAB com seu AB deve conter, pelo menos, uma avaliação da situação atual e esperada do CAB. As seguintes informações devem ser fornecidas pelo CAB ao AB conforme apropriado:
• Escopo e extensão dos serviços e áreas de negócios e sites afetados.
• Número de clientes afetados.
• Quando o CAB será capaz de funcionar normalmente dentro do escopo atual de acreditação?
• O CAB planeja terceirizar algumas de suas atividades ou operar em sites alternativos para garantir a continuidade dos negócios? Se assim for, estes estão atualmente cobertos pelo escopo da acreditação atual ou precisarão ser avaliados pelo AB?
• Comunicação proativa entre as organizações certificadas afetadas e o CAB
• O IAF MD 4 “Documento Obrigatório do IAF para o uso de Técnicas de Auditoria Assistida por Computador (“CAAT”) para Certificação Credenciada de Sistemas de Gestão” é aplicado?
• As medidas que o CAB tomará para avaliar as organizações afetadas e como o plano de ação serão comunicados às organizações certificadas.
• Possíveis alterações nos planos de supervisão de cada organização certificada, caso a caso, e de acordo com os procedimentos do CAB.
• Garantir que qualquer desvio dos requisitos de acreditação e procedimentos do CAB seja justificado e documentado, e acordo por escrito alcançado com o AB (se for solicitado desvio de um requisito de acreditação) sobre planos para lidar com desvios temporários de Requisitos.
• Restabelecimento das atividades de supervisão/recertificação de acordo com os planos de supervisão do CAB quando o acesso à área for restabelecido.
4.1 Colapso (quebra) do CAB
Isso pode ocorrer quando o CAB não for capaz de se recuperar do evento extraordinário ou circunstâncias que afetaram os negócios do CAB e, portanto, não estiver mais apto ou autorizado a oferecer seu serviço acreditado, total ou parcialmente (por exemplo, quebra financeira do CAB). O mesmo se aplica à liquidação ou falência. Nestes casos, o CAB é obrigado a informar seu AB imediatamente.
Nestas circunstâncias, o CAB e o AB devem cooperar na facilitação da transição para outros CAB(s) para as organizações atualmente certificadas, de acordo com o Documento Obrigatório IAF Para a Transferência da Certificação Acreditada de Sistemas de Gestão.
5. Evento ou circunstância extraordinária que afete o AB
Um evento ou circunstância extraordinária que afete o AB pode impedir temporariamente o AB de realizar avaliações planejadas de seus CABs acreditados. Quando essa situação ocorre, os ABs e os CABs precisam estabelecer um plano de ação razoável.
Quando apropriado, deveriam ser feitos esforços para utilizar outro AB membro do IAF ou recursos locais (incluindo terceirização) para concluir a avaliação dentro do prazo antes de decidir suspender ou reduzir o escopo da acreditação.
5.1 Colapso do AB
Avaliador Externo da CGCRE do INMETRO, Auditor Externo de Acreditação
Isso pode ocorrer quando o AB não tiver sido capaz de se recuperar do evento ou circunstância extraordinária que afetou a sua atividade e, portanto, não está mais apto ou autorizado a oferecer seu serviço de acreditação, total ou parcialmente (o AB quebrou). O mesmo se aplica à liquidação ou falência. Nestes casos, o AB é obrigado a informar o IAF, proprietários de esquemas e autoridades reguladoras, conforme apropriado, imediatamente.
Como consequência, o AB não consegue mais cumprir suas obrigações para a avaliação dos CABs acreditados existentes. A perda da acreditação nestas circunstâncias não deve afetar os certificados emitidos pelo CAB até seis meses após a informação oficial ter sido fornecida ao CAB. Uma vez informado, o CAB deve iniciar um reacreditação ou o procedimento especificado para a transferência do acreditação, submetendo um pedido a outro AB membro do MLA do IAF, que deve levar em conta as avaliações anteriores.
Nota: Em algumas jurisdições, a quebra ou falha de um AB está coberta pela legislação e esta seção pode não se aplicar.
Uma vez que um pedido tenha sido fornecido ao novo AB, o novo AB deve concordar com o CAB sobre o uso da marca de acreditação no certificado do CAB.
Crédito: Marcello Couto no Linkedin – disponível na internet 01/04/2020
